En enkel løsning på dyre problemer
Herunder ser du Filip. Filip er en travl mand, der koordinerer alt det praktiske omkring levering af mad og køkkenpersonale til festivaler, koncerter og byfester i Danmark. Han er nemlig event- og festivalsdirektør i On Grass Solutions, der er en del af Danmarks største leverandør til den type arrangementer, Food Family Group.
Indtil for nylig var det ikke unormalt for Filip at bruge en halv time på at registrere fremmødet på det mandskab, der var dukket op til at få køkkenet til at køre som i olie på en festival eller til en større koncert.
Og det er dyre minutter, når overskudsmargenenerne er så små, som de er i restaurationsbranchen. Ikke mindst, når man arbejder med korttidsansatte unge mennesker, og det er normalt, at 10 pct. af mandskabet udebliver på dagen.
Filip brugte også en god portion tid på at registrere oplysninger på de mennesker, hans team havde rekrutteret til sommerens arrangementer. Navne, telefonnumre, mailadresser og lønoplysninger blev tastet ind i et Excel-ark, og efter hvert event tastede Filip den enkeltes timer ind og sendte arket til lønkontoret. Dertil brugte han tid på at holde styr på de mange oplysninger, han udvekslede med sine ansatte og kolleger via både messenger, sms, telefonopkald, mail og diverse dokumenter i et løst håndteret filarkiv.
Det var ikke, fordi Filip ikke mente, det kunne gøres smartere. Men hvordan kommer man overhovedet i gang med et projekt, der kan gøre hverdagen nemmere – men som i en travl hverdag er en stor mundfuld at overskue?
Et tilfældigt møde mellem en kollega og hendes veninde blev vendepunktet. Kollegaens veninde havde nemlig 8 praktikanter inden for it- og change management, som manglede et projekt.
Op ad bakke og nedad igen i susende fart gik det over de næste to måneder, hvor Filip delte sine daglige udfordringer, og konsulentteamet udviklede en løsning.
I dag har Filip og hans kolleger langt bedre overblik over den interne planlægning, samarbejdet og deling af dokumenter og oplysninger. Og meget af det manuelle arbejde er blevet automatiseret.
Samtidig har Food Family Group fået en app, som letter kommunikationen med de mange sommer-hjælpere og gør det langt enklere at lægge vagtplaner og dele informationer om de forskellige events. Og den halve time, Filip tidligere kunne bruge på at registrere de fremmødte, er kortet ned til 5 minutter, så holdet kan bruge mere tid på at være produktive i køkkenet. Oplysninger om timeantal bliver automatisk gemt, når en medarbejder tjekker ud igen efter endt arbejdsdag.
Oven i hatten fik Filip hjælp til at gennemføre forandringerne i virksomheden. For virksomheden består primært af personer, der hellere bruger tid på praktiske opgaver i køkkenet og felten, end foran en computer. Med klart formulerede step-by-step-guides og andet materiale kan han nemt overlevere de nye arbejdsgange til sine kolleger. Især de nye, der hver sæson starter op.
“Samarbejdet har ikke kun løst nogle meget konkrete og dyre problemer. Jeg har også fået en helt ny linse at skue vores andre arbejdsgange igennem. Jeg tænker meget mere over, om nogle opgaver kan automatiseres, om fx den fysiske opslagstavle kan lægges online, om en arbejdsgang kan løses mere effektivt. Og det har vist mig, at forandringer ikke behøver komme fra ledelsen, men også kan komme fra dem, der står med hænderne i bolledejen,” siger Filip, der nu glæder sig, til sæsonen starter op i maj, og han for alvor kan mærke resultaterne af efterårets projekt.
