Det er starten af april 2024. I et nyt mødelokale, med store panoramavinduer og udsigt til den gamle Lillebæltsbro sidder Kristian Kaas Rasmussen, forretningskonsulent hos Energinet, med Outlook, dagens tredje kop sorte kaffe og et dilemma.
Sebastian fra VENZO har nemlig lige stillet et spørgsmål, som skulle vise sig at blive afgørende for både måden Energinet rullede AI ud til organisationen og for holdet, der stod bag.
Sikkerhed frem for alt
I samme øjeblik lukker en anden VENZO-konsulent ned for sit foreløbige udkast til en stor Data Privacy Impact Assessment (en “konskvensanalyse”, på dansk). “Hold fast i gelænderet på vej ned af trappen” bliver Peter fra VENZO mindet om, da han begiver sig ned mod P-pladsen, hvor han, ligesom de fleste andre, har bakket sin bil ind i båsen. For en sikkerheds skyld.
På Energinets hovedkontor bliver man nemlig konstant mindet om, at tingene hurtigt kan gå galt – og med god grund.
Energinet er en selvstændig offentlig virksomhed, der ejer og udvikler el- og gasnettet i Danmark. Det er Energinet, der forbereder det danske energisystem til mere vedvarende energi og samtidig opretholder forsyningssikkerheden.
Ikke overraskende er Energinet derfor også under konstant angreb udefra. Der afværges hundredvis af cyberangreb hver eneste dag og angrebene bliver mere og mere avancerede.
Energinets hovedkvarter.
Foto: Peter Palle Skov
Alle i Energinet skal have adgang til AI
Alligevel ser ledelsen Energinet mere IT, data og digitalisering som en helt afgørende del af virksomhedens udvikling og evne til at løse sine samfundskritiske opgaver.
Energinets ledelse var derfor også hurtig til at anerkende mulighederne i at alle medarbejdere fik adgang til AI. Lidt ligesom dengang Danmark besluttede at sikre alle borgere og virksomheder adgang til pålidelig elektrisk strøm i starten af det 20. århundrede.
Konkret forventer ledelsen, at Energinet kan frigøre både dyrebar tid og ressourcer til udvikling og innovation ved at benytte Microsoft Copilot til opgaveløsning på tværs af virksomheden.
Kristians dilemma
VENZO var i fuld gang med at implementere Microsoft Purview og afdække de sikkerheds-mæssige risici ved at rulle Copilot ud til hele Energinet.
Purview er en samlet sikkerhedsløsning, der hjælper store virksomheder med at håndtere deres data på en effektiv, sikker og lovmæssig måde. Nu skulle løsningen bruges til at scanne, klassificere og sætte mærker (labels) på millioner af data i Energinet.
Særligt datasikkerhed var nemlig afgørende for om Kristian, sammen med Sheila Maria Handberg og resten af teamet bag Energinets samarbejds-værktøjer, kunne få grønt lys til at sætte strøm til Copilot.
Det havde de vidst længe.
Spørgsmålet
De havde dog ikke regnet med at de ville skifte leverandør undervejs i processen og at Kristian skulle ende med at blive ansvarlig for både udrulningen af Copilot og forankringen i organisationen.
Men det blev konklusionen på det dilemma, som Kristian sad med i starten af april.
Energinet var glade for VENZOs arbejde på sikkerhedsområdet og den smule rådgivning de havde fået angående den tekniske implementering af Copilot. Den var ærlig, ligetil, i øjenhøjde og struktureret på en helt særlig måde, synes de.
Og så var der tilgangen og ikke mindst det spørgsmål, som Sebastian fra VENZO havde stillet:
“Hvordan vil I måle effekten af Copilot?”
Det blev afgørende for beslutningen om både at skifte leverandør og tilgang.
Kristian var derfor frisk på at påtage sig ansvaret, men kun hvis han kunne få flere fra VENZO med på holdet.
"Vi sætter stor pris på leverandører, der arbejder i øjenhøjde og bliver en del af holdet. Også i dette tilfælde blev det afgørende for at nå sikkert i mål med en ret ambitiøs udrulning af Microsoft Copilot, hvis potentiale vi har store forventninger og forhåbninger til."
Shiela Maria Handberg, Product Owner, Energinet
Foto: Maria Tuxen Hedegaard
Næste installationsklar
Da holdet var på plads, fulgte nogle travle uger med at forberede den store AI-satsning.
Belært af både egne og VENZOs erfaringer tog de udgangspunkt i VENZOs “AI ADOPT Framework”, en holistisk tilgang til AI, som alle virksomheder kan gøre brug af. På den måde kom de rundt i alle hjørner og fik svaret på alle de relevante spørgsmål.
VENZO var blevet en fast del af holdet og når Sheila og Kristians team kastede bolde op i luften var Peter, Sebastian og resten af VENZO-holdet klar til at gribe dem i de planlagte spurt. Det var ægte “co-creation” og en holdindsats, hvor alle tog fra uden, som elektrikerlærlingen ville have sagt det, så meget pis og papir.
De var nu næsten klar til at sætte strøm til da målet for udrulningen pludselig ændres markant.
En lille kortslutning
Ambitionen fra ledelsen var, at alle 2400 medarbejdere skulle have Copilot samtidig den 15. maj 2024. Men kort tid før den planlagte udrulning vedtager Energinets compliance afdeling, at medarbejderne skal læse vilkår og betingelser før de kan bruge Copilot, og dermed aktivt vælge løsningen til.
Det er det rigtige at gøre, men det betyder, at opgaven for Kristian og VENZO ændrer sig fra en ren udrulning af den tekniske løsning til alle, og optræning af medarbejdere, til også at være en øvelse i at få folk til at vælge Copilot til.
“Måletavlen” skal justeres og Kristian når lige at få lidt sved på panden.
På trods af den fastlagte deadline får holdet tilladelse til at udskyde udrulningen – med 24 timer.
Go-Live
Den 16. maj er Energinet klar til at sætte strøm til Copilot.
Det tekniske fundament er på plads. Løsningen er testet igennem af 300 pilotbrugere og forberedt til 2400 brugere.
Alle stakeholders er informeret og både instruktions- og uddannelsesmaterialet er klar. “Måletavlen”, der skal måle brugen af Copilot op mod fastlagte KPI’er, er klar.
Sidst, men ikke mindst, har Peter fra VENZO, og Sebastian Albers fra Energinet, fået styr på datasikkerheden.
Kristian møder tidligt ind og hælder sort kaffe op, mens han venter spændt på om der sker noget.
Der er stille både på skærmen og på kontoret efter nogle hektiske dage med de sidste forberedelser.
Men lige så stille og roligt begynder brugerne at koble sig på. Først 10, så 50, 350, 600, og efter bare 10 dage har næsten halvdelen af medarbejderne aktivt valgt at bruge Copilot.
Brugerne er også klar.
På trods af udfordringerne undervejs er Energinet lykkedes med at sætte strøm til Copilot og deres digitale ambitioner for vores fælles, fremtidige energiforsyning.
HENT OG LÆS HELE HISTORIEN
Download og del historien inkl. en oversigt over konkrete VENZO leverancer.
Vil du vide mere? I denne artikel fra Microsoft Danmark kan du læse mere om den rejse Energinet er på og som Sheila og Kristians succeshistorie er en vigtig del af:
▶︎ Energinet expects to Triple Electricity and Gas Capacity with AI
